حل شيت ادارة اعمال فرقة اولى عربى
صـــــ6 و 7ــــــــ
تحت اشراف ورعاية
وجميع الحقوق محفوظة
الفصل الرابع
- اولا ( لن يتم تعليلها )
1 - ( √ )
2 - ( √ )
3 - ( x )
4 - ( x )
5 - ( √ )
6 - ( √ )
- ثانيا
1 -
* المشكلات و الاخطاء فى عملية التخطيط
- المغالاة فى تحديد الاهداف
- عدم الاستمرارية
- الصورية والمظهرية
- نقص الدراسات و المعلومات - غياب الموضوعية
- اختلاط المفاهيم
- غياب التكامل
- اداء الوحدات التخطيطية فى المنظمة
* المشكلات والاخطاء فى عملية التنظيم
- عدم مراعاة الاسس المهنية والاصول العلمية فى اعداد الهياكل التنظيمية
- شيوع ظاهرة التضخم التنظيمى
- تكرار حالات ارتباط التنظيم بالاشخاص و الافتكار الى الموضوعية
- تعقد نظم العمل وتقادمها مما ينتج عنها روتين طويل
-وضوح الاهتمام بالشكل اكثر من المضمون فى اعداد الهياكل التنظيمية
-غموض وتداخل فى العلاقات التنظيمية
* المشكلات والاخطاء فى السياسات والقواعد
- الافتقار للموضوعية والعلمية فى وضع السياسات والقواعد والنظرة الجزئية للمشكلات وغياب الررؤية الاستراتيجية الشاملة
- عدم مرونة السياسات والقواعد وضعف قدرتها لمواجهة المواقف او المشكلات المتجددة فى عالم سريع التغيير
- وضوح عدم استقرار السياسات الادارية وارتباطها بالاشخاص
- ضعف التنسيق فيما بين الخطط والسياسات والقواعد وبرامج العمل
- غموض معظم السياسات وافتقارها للوضوح
- ضعف او افتقار المشاركة فى التخطيط من المستويات المنفذة
- الطموح غير الواقعى فى صياغة الاهداف
- تعدد حالات الاعتمادية والعشوائية فى اتخاذ القرارات واصدار التعليمات
* المشكلات والاخطاء فى عملية الاشراف والتوجيه
- الافتقار الى مقومات التنسيق والتعاون بين الواحدات التنظيمية والمستويات الادارية
- غياب المنهج العلمى فى اتخاذ القرارات
- غلبة الجانب الفنى على الجانب الانسانى او العكس فى اتخاذ القرارات
- ضعف الاشراف والتوجيه الادارى والفنى من القيادات والمديرين
- ممارسة انماط ادارية وقيادية لاتناسب طبيعة النشاط وخصائص العنصر البشرى فى المنظمة
- الافتقار الى الاسس الموضوعية المنهجية المعلنة لاختيار القيادات وشغل الوظائف الادارية والمراكز القيادية
- عدم وضوح قنوات الاتصال الادارى والتركيز على القنوات الرسمية الروتينية فى الامور التى ترتبط بمصالح العمل
- عدم موضوعية انظمة الحوافز
- تكرار حالات الازدواج والتضارب بين القرارات والاوامر والتعليمات
- غياب دور المديرين و القيادات فى تحسين اداء الافراد وتنمية مهارتهم ورفع كفاءتهم
* المشكلات والاخطاء فى عملية المتابعة والرقابة
- عدم وجود اسس وقواعد مهنية محددة لقياس وتقييم الاداء وتحديد الانحرافات
- عدم وضع معايير او مستويات قياسية يعتمد عليها لتقييم الانجازات
- التركيز الجزئى فى اعمال المتابعة والرقابة والاهتمام بالجوانب الثانوية
- المظهرية الشكلية فى اجراءات متابعة وقياس الاداء
- التركيز على الجانب الاعلامى لعرض الانجازات
- تعدد و ازدواجية اعمال التفتيش والرقابة وتداخل الادوار
- شيوع الاعتقاد بان اهداف المتابعة والرقابة هى تصيد لاكتشاف الاخطاء والتشهير
- ضعف الثقة فى جدوى اعمال المتابعة والرقابة
- غياب الربط بين المشاركة فى وضع الاهداف والخطط العلانية والشفافية فى قياس الانجازات وتقييم النتائج وتحليل الانحرافات
- الافتقار الى المتابعة والرقابة الذاتية والتركيز على الجوائز الرسمية الاجرائية فى اعمال المتابعة وقياس الاداء
2 -
يتحقق نجاح المنظمة وكفاءة الادارة عند توفر المقومات العشرة العامة التالية :
- تحقيق مصلحة العاملين والعملاء معا من خلال الرؤية الاستراتيجية والتنظيم معا
- لم يعد تعريف المدير الناجح او القائد الفعال بأنه الذى يمارس وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة ولكنه يمتلك مهارات الابداع والابتكار
- توفر انظمة سليمة وموارد بشرية موهلة فنيا ومعنويا ومناخ عمل به قليل من اللوائح وقدر ضئيل من تدخل الادارة العليا
- التحفيز السليم للعاملين فى المنظمة
- جعل السوق والعميل محور كافة السياسات والقرارات التنظيمة والادارية فى المنظم
- القدرة على تحقيق التوليفة الصحيحة الصعبة بين الاضلاع الثلاثة لمثلث التميز ( الابتكار والابداع و التكلفة و رضا العميل )
- حرص المنظمة على الابتكار اكقر من حرصها على الاختراع
- جودة فكر المنظمة بشأن رضا العميل
- وضع التكلفة دائما تحت السيطرة
- من الضرورى ان لا تكون ارباح الملاك واصحاب الاموال على قمة اولويات الاهداف
3 -
الادارة هى عملية مستمرة لها اركان معينة تعتمد على مفاهيم واسس واداوات علمية لتوظيف الموارد والامكانيات المتاحة والممكنة لتحقيق اهداف المنظمة بكفاءة وفعالية فى ظل بيئة معينة
اوبعنى اخر الادارة هى النشاط المسئول عن اتخاذ القرارات بشان صياغة الاهداف وتجميع الموارد المطلوبة واستخدمها بكفاءة وفعالية لتحقق المنظمة نموها واستقرارها من خلال مجموعة الوظائف الادارية التى تتمثل فى التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
ويوضح الشكل التالى هذه الوظائف طبيعة العلاقة بينها :
ومن الشكل يتضح مايلى :
- ان الوظائف الادارية او الوظائف المدير تمثل اركانا اساسية لعملية الادارة وان فعالية الادارة تتوقف على كفاءة الاركان الاربعة مجتمعة.
- يوجد تاثير متبادل وتفاعل قوى بين وظائف الادارة حيث تتاثر كفاءة وفعالية كل وظيفة بكفاءة وفعالية الوظائف الاخرى
- لاتوجد فواصل زمنية او مكانية او موقفية بين هذه الوظائف عندما يمارسها المدير
المدير : - هو اى شخص يكون مسئولا عن تحديد وصياغة اهداف المنظمة ويعمل على تحقيقها من خلال التخطيط لتوفير الموارد والامكانيات اللازمة و التنسيق بين الجهود وتوجيهها ومتابعتها وتقويمها بما يحقق تلك الاهداف
وبعنى اخر ان كل فرد تدو مهامه حول وظائف التخطيط والتنظيم والاشراف والتوجيه والمتابعة والرقابة والتقييم بغرض تحقيق اهداف المنظمة يمن ان نطلق عليه مديرا
4 -
فعالية المدير : هى مستوى قدرة المدير على تهيئة مناخ عمل مناسب للعاملين معه وتحت اشرافه بما يمكنه من الاستخدام الافضل للموارد والامكانيات بما يحقق الاهداف او المخرجات المطلوبة فى ظل بيئة العمل التى تعمل فيها
ويمكن قياس مدى فعالية المدير من خلال :
* مدى كفاءة المدير فى تحديد البدائل وفعاليته فى اتخاذ القرارات :
حيث ان عملية اتخاذ القرارات ومواجهة المشكلات خاصة غير المتوقعة تتاثر بدرجة او باخرى بالتكوين النفسى او الاجتماعى للفرد
وان قياس مدى فعالية المدير فى اتخاذ القرارات يمكن ان يشمل مايلى :
- اسلوب مواجهة المدير للمواقف والمشكلات غير المتوقعة
- المهارات الابتكارية والقدرة على ايجاد حلول بديلة للمشكلات
- اتخاذ قرارات المخاطرة والتى تتسم بالخطورة
* مدى فعالية المدير فى تفويض السلطات والتدريب عليها :
يمكن القول ان عدم الرغبة فى تفويض السلطات او القصور او العجز فى التفويض يعد من اهم اسباب فشل المديرين وان الذين يشغلون المناصب الادارية العليا عن جدارة هم الذين يعرفون كيف يفوضون سلطاتهم الى مرؤوسيهم
* كفاءة المدير فى التعامل الفعال مع اللوائح والقوانين :
ثبت ان التمسك الحرفى بنصوص اللوائح والميل الى التعقيدات البيروقراطية تؤثر على القدرات الابتكارية والطموح والانجاز لدى العاملين وان تشيجيع العاملين على المباداة و اعطائهم حرية التصرف واتخاذ القرارات يساعد المدير ومرؤوسيه على تحقيق اهداف المنظمة
* فعالية المدير فى الاتصالات الادارية :
تعتبر الاتصالات الادارية جزء هام من عمل المدير ويحكم الاستفادة من نظام المعلومات هذا فعالية المدير فى اتصالاته الادارية مع زملائه وايضا رؤسائه
* فعالية المدير فى علاقاته غير الرسمية بأعضاء المنظمة :
تزايدت اهمية العلاقت غير الرسمية فى المنظمات المعاصرة مع تزايد دور العلاقات الانسانية فيها وتتمثل اهمية العلاقات غير الرسمية فى الانجاز الشخصى يعتمد على مدخلات من اناس اخرون وهذا يتطلب ان يكون المديرفعالا فى علاقته الشخصية بهم
5 -
مفهوم وظيفة التخطيط :
تعد عملية التخطيط الوظيفة الاولى فى عملية الادارة حيث بها تبدا العملية الادارية وتقوم عليها وتشمل على ما يلى :
- تحديد وصياغة رسالة المنظمة
- تحديد الاهداف وتحديد اولوياتها وتوقيتها
- تحديد وسائل ومتطلبات تحقيق الاهداف
- وضع سياسات وقواعد العمل التى يتم تحقيق الاهداف من خلالها
- وضع البرامج وتحديد الاساليب والادوات اللازمة لتنفيذ الاعمال بما يحقق الاهداف
جدوى وظيفة التخطيط :
من خلال التخطيط يمكن تحقيق مايلى :
- وضع الخطط ضرورى من اجل توجيه جهود المنظمة بكاملها تجاه تحقيق الاهداف
- وجود خطط يودى الى تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الواحدات التنظيمية والمستويات الادارية فى المنظمة
- على ضوء الخطط يتم تحديد الانشطة والمهام اللازمة لانجاز النتائج وتحقيق الاهداف
- من خلال وضع الخطط يتم تحديد وتوصيف الامكانيات والموارد اللازمة لتحقيق الاهداف
- بناء على الخطط يتم وضع الاسس والمعايير التى على اساسها يتم متابعة الاداء وتقييم النتائج وتصحيح المسارات بما يحقق الاهداف المخططة
الفصل الخامس
- اولا ( لن يتم تعليلها )
1 - ( √ )
2 - ( √ )
3 - ( √ )
4 - ( √ )
5 - ( √ )
6 - ( x )
7 - ( √ )
8 - ( √ )
- ثانيا ( يرجع الاشارة انه لايتم الاجابة على رقم 3 و 5 و 6 لانهم تم الغاء هذه الجزئيات من المنهج )
1 -
- ان التخطيط هو اساس المتابعة والرقابة ولايمكن ان يكون هناك متابعة ورقابة دون خطة واول خطوة فى المتابعة والرقابة هى وجود خطوة سليمة
وفيما يلى خطوات المتابعة والرقابة يتضح مكانة التخطيط فيها :-
* تحديد المعايير التى على اساسها ستتم الرقابة
وتوجد هذه المعايير فى الخطة ذاتها والخطة السليمة هى التى تضع معدلات واضحة ومفهومة ويسهل قياسها
* قياس ماتم تنفيذه
يتم القياس من خلال تسجيل ماتم تنفيذه فعلا والمهارة فى التسجيل تاتى فى توفير معلومات كاملة تشابه فى شكلها المعايير الموجودة فى الخطة
* مقارنة معايير الخطة ببيانات التنفيذ
ان توافر بيانات كاملة عن معايير الخطة وبيانات التنفيذ يسهل المقارنة بينهما للتعرف على اى انحرافات فى كميات او قيم التنفيذ عن الخطة او فى الازمنة او فى التكاليف او فى غيرها
* التعرف على طبيعة الانحراف واسبابه
لايعد الانحراف طبيعيا اذا كان حجمه كبير او متكرر او عن عمد وهنا يجب البحث عن اسباب ذلك وهل هى خارجة عن ارادة وسيطرة الوحدات التنفيذية ام لا
* علاج الانحرافات
فى الحالات العاجلة قد يكون الحل تشغيل العمال او الالات وقتا اضافيا او تعديل معدلات التشغيل اما فى الحالات التى تحتاج الى علاج جوهرى فقد يتضمن ذلك تغييرات اساسية فى العمالة والالات وخطوط الانتاج والعلاقات والاختصاصات التنظيمية ولوائح وانظمة العمل
2 -
* مفهوم عملية التخطيط
وخلاصة هذه التعاريف ان عملية التخطيط عى احدى الضرورات اللازمة لادارة اي منظمة لتحقيق اهدافها ورسالتها من خلال اعداد مجموعة من الخطط والبرامج وتنفيذها ومتابعتها وتقويمها لتحقيق نتائج معينة باستخدام الامكانيات والموارد الممكنة وفى ظل ظروف بيئية قائمة
* حتمية عملية التخطيط
على الرغم من ان اهداف عملية التخطيط تختلف باختلاف المستوى الذى يتم فيه التخطيط هى وظيفة حتمية وضرورية للعديد من الاسباب منها :
- يعد التخطيط الوسيلة المنهجية لتقليل درجة عدم التاكد والمخاطر المرتبطة بالمتغيرات الخارجة عن سيطرة ادارة المنظمة
- تعد وظيفة التخطيط الوسيلة التى تستخدمها المنظمة للتعرف على حقيقة امكانياتها الداخلية وما بها من نقط قوة وماعندها من نقاط ضعف
- يعد التخطيط اداة ضرورية لتحديد الفرص المتاحة امام المنظمة واستثمارها لتعظيم المنافع من الموارد والامكانيات فى ظل القيود والتهديدات
- تعد وظيفة التخطيط الوسيلة السليمة للتعرف على المتغيرات فى بيئة المنظمة وتحديد ادوات ومتطلبات تقليل تاثيرها السلبى على اداء المنظمة واهدافها
- يصعب على المنظمة كنظام مفتوح ايجاد علاقات وتاثيرات ايجابية مع بيئتها الداخلية والخارجية دون عملية التخطيط
- اصبح التخطيط حتمية كمنهج تفكير واسلوب عمل لمواجهة المشكلات وادارة الازمات
4 -
ياخذ التخطيط اشكال عديدة من حيث المجال او النطاق او الهدف ومن اهم الاشكال الشائعة لانواع التخطيط مايلى :
* التخطيط الكلى :
وهو يعنى التخطيط لكل المنظمة ويشمل على الاهداف العامة للمنظمة السياسات والاستراتيجيات والتخطيط السنوى وخطط التطوير وتحسين الاداء وخطة التسويق وخطة الانتاج اى ان التخطيط الكلى هو النظام الذى يربط كل هذه الخطط بعضها ببعض والذى يحدد العلاقات بينها
* التخطيط طويل الاجل :
الخطط طويلة الاجل هى التى بتحقيقها او بتنفيذها تتحقق اهداف ومكونات التخطيط الكلى وهو التخطيط الذى يغطى فترة طويلة نسبيا خمس سنوات او اكثر
* التخطيط قصير الاجل :
ويتمثل فى التخطيط الذى يغطى فترة قصيرة عادة تكون سنة زمنية وقد تكون اقصر من ذلك وعادة ماتكون الخطط للتنفيذية مثل خطة التسويق وخطة الانتاج وخطة الموارد البشرية فى شكل خطط قصيرة الاجل
* التخطيط الاستراتيجى :
يتمثل فى التخطيط الذى يهتم بصياغة التحركات الرئيسية للمنظمة لمواجهة مواقف مصيرية ذات تاثير جوهرى على كيان المنظمة واهدافها او السيطرة على تهديدات تواجه المنظمة او للتعامل مع قيود وموانع تعيق تحقيق اهداف المنظمة او لانتهاز فرص حيوية فيها كسب ونفع واضح كبير للمنظمة
* التخطيط التنفيذى :
يركز على الجوانب التفصيلية على مستوى ادارات واقسام ووظائف المنظمة ويعتبر التخطيط التنفيذى اقرب مايكون للتخطيط قصير الاجل وان التخطيط الاستراتيجى هو منهج للتخطيط يهتم بالتخطيط الكلى ومايشتمل عليه من كافة اشكال الخطط للمنظمة
7 -
يهدف نظام التخطيط فى اى منظمة الى تحقيق العديد من الاهداف كمجموعة متكاملة وفيما يلى امثلة لاهداف التخطيط مصنفة حسب مجالات هذه الاهداف فى المنظمة
دور وظيفة التخطيط في :-
* مواجهة عدم التاكد فى بيئة عمل المنظمة :
- توصيف بيئة عمل المنظمة وتقييمها ووضع استراتيجيات التعامل الفعال معها
- تحديد امكانيات وقدرات المنظمة للتعرف على الفرص والقيود والتهديدات وتحليلها
- تدعيم قدرة المنظمة فى تحديد نقاط القوة واوجه الضعف لديها ومتطلبات التعامل معها
- تدعيم خاصية المرونة لدى المنظمة والتكيف مع التغيرات فى بيئة العمل
- توفر ادوات التنبؤ والتقدير لاتجاهات عناصر بيئة عمل المنظمة
*تحديد وتوجيه المسارات الاستراتيجية للمنظمة :
- صياغة وتطوير رسالة المنظمة واهدافها
- تحديد وتوجيه مسار العمل فى المنظمة
- تحديد وصياغة الغايات والاهداف الاستراتيجية للمنظمة
- تحديد وتوفير متطلبات تحسين الاداء وتحقيق نمو للمنظمة
- توجيه الموارد والامكانيات الى الاستخدمات الاقتصادية التى تحقق اهداف المنظمة
- التاكد من تحقيق الترابط بين رسالة المنظمة و اهدافها ومايتم وضعه من سياسات وقواعد وانظمة عمل
* تحديد وتوجيه قرارات الاستثمار فى المنظمة :
- تعميق احساس اعضاء المنظمة باهمية وحتمية دراسات جدوى القرارات والتاكد من فعاليتها
- وضع اسس ومعايير مجالات اعمال المنظمة
- التعرف على فرص الاستثمار الجديدة امام المنظمة
- تحديد افضل بدائل لتوفير موارد المنظمة وفق اعتبارات العائد والتكلفة
- تطوير ادوات واساليب اعداد الموازنات الاستثمارية والبرامج المالية للمنظمة
* تطوير وتحسين اداء المنظمة :
- توصيف مكونات بيئة العمل الداخلية للمنظمة و تحديد متطلبات تطويرها
- تحديد متطلبات تدعيم الاداء المرتفع لافراد وجماعات العمل فى المنظمة
- وضع اسس تقويم الاداء المنخفض وتوفير متطلبات تحسينه
- تحديد مقومات بقاء واستمرار المنظمة ونموها والتاكد من توفيرها
*تطوير التنظيم الادارى للمنظمة :
- توفير المناخ الادارى الملائم لتنمية مهارات الابتكار والقدرة على الابداع
- تطوير القواعد والانظمة والسياسات الادارية
- تدعيم مرونة نظم العمل
- تيسير الاتصالات الادارية بين اعضاء وجماعات العمل داخل المنظمة
- توفير متطلبات اعمال المتابعة والرقابة والتقويم وفق اسس سليمة
* تدعيم وتطوير قدرات الموارد البشرية فى المنظمة :
- تعميق الاحساس بأهمية الربط بين الاداء والنتائج وصرف الحوافز
- تعظيم الاحساس بالامان لدى اعضاء المنظمة
- تدعيم الاستقرار فى المسارات الوظيفية لمستقبل اعضاء المنظمة
- تدعيم المسارات الادارية الصحيحة لدى المديرين فى المنظمة
* التعامل مع المشكلات وادارة الازمات التى تواجه المنظمة :
- تدعيم قدرة المنظمة على التعامل مع المشكلات والازمات
- توفير البيانات والمعلومات الدقيقة لمواجهة المشكلات والتعامل مع الازمات
- تاكيد اهمية توفر المتطلبات الفنية والمالية والادارية لتجنب مواجهة المشكلات
- توفير مجموعة من سياسات متطلبات الامن والامان لدى المنظمة لمواجهة اى تغيرات غير مرغوبة مستقبلا
- وجود نظام تحذيرى مبكر للاحساس باى مشكلات او ازمات
- توفر بدائل طوارىء لدى المنظمة
( انتهى بحمده حل الشيت مع تمنياتنا بالتوفيق )
اسرة صوت طلاب السادات
محمدحماد
ردحذف